加拿大新移民申请枫叶卡(PR Card)时要缴交照片,但移民部官员发现有些申请人的照片五花八门,翻拍、模糊、戴墨镜或帽子等,约1部分照片不符规定,必须重拍。移民部特别制订作业规范(Operational Bulletin),要求线官员仔细审核。
新移民抵埠完成报到手续后,移民部会主动发出枫叶卡,但枫叶卡上的照片则在申请人取得移民签证送交海外移民官。移民部统计显示,申请人所呈送的照片中,约有1部分不符规定,若海外移民官未能在时间发现,并要求申请人重照,就只能等到新移民抵达加拿大报到后补件,延误枫叶卡的核发。
为确保签证官员能在时间发现错误,移民部特别制订第540-A号作业规范,详述照片规格及要求,并以图例说明何者为可接受照片,何者不符规定,希望减少错误机率。
外馆收件处人员收到照片后,必须先确认照片符合规定,且是近短期内在照相馆拍摄。2张照片有一张背面必须有照相馆的名称、地址与拍摄日,以及申请人的姓名与出生日期,另一张背面则维持空白。
一旦发现照片不符规定,应立即退还给申请人,并附上照片规模的说明文件,要求对方补送新照片。尽管其移民申请案可继续审理,但在收到照片前,不得发出“居留证”。